Die Bundesregierung hat die Forschungszulage mit dem Ziel gestaltet, sie einfach und unternehmerfreundlich zu halten. Im Gegensatz zur klassischen Projektförderung, bei der Zwischen- und Schlussberichte sowie regelmäßige Updates an den Projektträger erforderlich sind, entfällt bei der Forschungszulage diese Berichtspflicht. Dennoch ist es ratsam, eine kurze jährliche Dokumentation zu erstellen, in der die wesentlichen Arbeiten und Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten der beteiligten Mitarbeiter festgehalten werden. Diese Dokumentation ist hilfreich, um bei zukünftigen Prüfungen durch die Finanzämter, die auch Jahre später stattfinden können, die Tätigkeiten und Aufwendungen nachzuweisen.

Es ist unerlässlich, die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die am Forschungs- und Entwicklungsvorhaben beteiligt sind, zeitnah zu erfassen.

Dies gilt auch für die Eigenleistungen von Einzelunternehmern und Mitunternehmern. Die Zeiterfassung kann elektronisch oder in Papierform erfolgen. Unternehmen können auch ihre bestehenden ERP-Systeme für die Dokumentation verwenden.

Es ist wichtig, alle geltend gemachten Kosten klar und nachvollziehbar zu dokumentieren, da eine spätere Überprüfung durch die Finanzämter sehr wahrscheinlich ist. Angesichts der Möglichkeit, dass solche Überprüfungen auch Jahre später stattfinden können und einige Projektmitarbeiter möglicherweise nicht mehr verfügbar sind, wird die Bedeutung einer gründlichen Dokumentation deutlich.

Unsere Experten stehen bereit, um Sie beim Aufbau einer solchen strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentation zu unterstützen.